Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση Δικαιολογητικών

Ενημερωτική εγκύκλιος, με στόχο την καλύτερη εφαρμογή της Αυτεπάγγελτης Αναζήτησης Δικαιολογητικών Στην αποστολή ενημερωτικής εγκυκλίου, με στόχο την καλύτερη εφαρμογή της Αυτεπάγγελτης Αναζήτησης Δικαιολογητικών, προχώρησε ο υφυπουργός Εσωτερικών κ. Χρήστος Ζώης. Στην εγκύκλιο περιλαμβάνονται διευκρινήσεις, οι οποίες απευθύνονται προς όλους τους εμπλεκόμενους φορείς, προκειμένου να ελαχιστοποιηθεί το ενδεχόμενο λάθους, κατά την καταγραφή των στοιχείων, ώστε αυτά να είναι αξιόπιστα και κατά συνέπεια να μπορούν να αποτελέσουν αντικείμενο μελέτης και περαιτέρω ενεργειών, για την αποτελεσματικότερη εφαρμογή του μέτρου, στο πλαίσιο της μείωσης του διοικητικού βάρους. Οι διευκρινίσεις Συγκεκριμένα διευκρινίζονται τα ακόλουθα: Υπόχρεοι Φορείς, είναι ταυπουργεία, οι Γενικές και Ειδικές Γραμματείες, οι Περιφέρειες, οι Ο.Τ.Α. α’ και β’ βαθμού, τα Επαρχεία, οι Ανεξάρτητες Αρχές και τα Ν.Π.Δ.Δ. Οι αρμόδιες Υπηρεσιακές Μονάδες (Διευθύνσεις, Τμήματα, Οργανικές Μονάδες, Αποκεντρωμένες ή Περιφερειακές Υπηρεσίες κλπ.) του κάθε φορέα, υποχρεούνται να προβούν στις ακόλουθες ενέργειες: Α. Νατηρούν αρχείο κίνησης πιστοποιητικών, που εντάσσονται στην αυτεπάγγελτη αναζήτηση και αναζητούνται αυτεπάγγελτα μόνο από τις ίδιες για την έκδοση τελικής διοικητικής πράξης. · Στα παραπάνω πιστοποιητικάΠΕΡΙΛΑΜΒΑΝΟΝΤΑΙ: πιστοποιητικά που ο ίδιος ο φορέας ή οι υπηρεσιακές μονάδες του, αναζητούν για την έκδοση τελικής διοικητικής πράξης(Ο Δήμος Α πρέπει να καταγράψει π.χ. το Πιστοποιητικό Οικογενειακής κατάστασης που η υπηρεσιακή μονάδα του Δημοτολογίου του αναζητά αυτεπάγγελτα για την μεταδημότευση πολίτη, από την υπηρεσιακή μονάδα του Δημοτολογίου του Δήμου Β). · Στα παραπάνω πιστοποιητικά ΔΕΝ ΠΕΡΙΛΑΜΒΑΝΟΝΤΑΙ: πιστοποιητικά που άλλοι φορείς ζητούν με αυτεπάγγελτη αναζήτηση από τον υπόχρεο φορέα(Ο Δήμος Α ΔΕΝ πρέπει να καταγράψει π.χ. το Πιστοποιητικό Οικογενειακής κατάστασης που αναζητά η υπηρεσιακή μονάδα του Δημοτολογίου του Δήμου Β από την υπηρεσιακή μονάδα του Δημοτολογίου του Δήμου Α με αυτεπάγγελτη αναζήτηση), πιστοποιητικά που εκδίδονται κατόπιν αιτήσεως του ενδιαφερόμενου σε Κ.Ε.Π.(Ο Δήμος Α ΔΕΝ πρέπει να καταγράψει π.χ. Πιστοποιητικό Οικογενειακής κατάστασης που εκδίδει κατόπιν αίτησης Κ.Ε.Π.). Β. Νασυμπληρώνουν, ΚΑΙ τους τρεις πίνακες με τα σχετικά στοιχεία που αφορούν την περίοδο από 1 Ιανουαρίου έως 31 Δεκεμβρίου 2008. Συγκεκριμένα: · Στον 1ο Πίνακανα συμπληρώσουν στοιχεία που αφορούν στα πιστοποιητικά που οι υπηρεσίες αναζητούν ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΑ αυτεπάγγελτα (28 πιστοποιητικά), · Στον 2ο Πίνακανα συμπληρώσουν στοιχεία που αφορούν στα πιστοποιητικά που οι υπηρεσίες αναζητούν αυτεπάγγελτα μόνο μετά τη ΣΥΝΑΙΝΕΣΗ του ενδιαφερόμενου(183 πιστοποιητικά) · Στον 3ο Πίνακανα συμπληρώσουν ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΑ τις διοικητικές πράξεις για τις οποίες οι φορείς αναζήτησαν αυτεπάγγελτα τα πιστοποιητικά που καταγράφουν στους πίνακες 1 και 2. Γ. Να αποστείλουν ΚΑΙ τους τρεις συμπληρωμένους πίνακες σε Υπηρεσιακή Μονάδα του οικείου Υπόχρεου Φορέα (π.χ. Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών), η οποία θα συντάξει ΕΝΙΑΙΟΥΣ συγκεντρωτικούς πίνακες, αναφέροντας αναλυτικά όλες τις επιμέρους Υπηρεσίες που περιλαμβάνονται στα στοιχεία(Η Υπηρεσιακή Μονάδα Διεύθυνσης Διοικητικών Υπηρεσιών του Υπόχρεου Φορέα Δήμου Α θα συντάξει ενιαίους συγκεντρωτικούς πίνακες π.χ. για τις Υπηρεσιακές Μονάδες Δημοτολογίου, Ληξιαρχείου, Διοικητικών Υπηρεσιών και Οικονομικών Υπηρεσιών Δήμου Α). – Οι Υπόχρεοι Φορείς να αποστείλουν απευθείας στο υπουργείο Εσωτερικών (Γ.Γ.Δ.Δ. & Η.Δ.) τους σχετικούς συγκεντρωτικούς πίνακες. Επίσης, διευκρινίζονται και τα παρακάτω: 1. Αρμόδιοι Φορείς για τη σύνταξη συγκεντρωτικών πινάκων για τιςΚεντρικές και Περιφερειακές Υπηρεσίες τους και Μονάδες,και αποστολή των στοιχείων αυτών στην Υπηρεσία μας, είναι: Τα Υπουργεία,, οι Γενικές Γραμματείες, οιι Περιφέρειες, οι ΟΤΑ β’ βαθμού, οι ΟΤΑ α’ βαθμού, τα Επαρχεία, οι Ανεξάρτητες Αρχές, και τα Νομικά Πρόσωπα Δημοσίου Δικαίου. 2. Σε όσους, από τους παραπάνωΥπόχρεους Φορείς, δεν έχουν εφαρμογή οι διατάξεις της αυτεπάγγελτης αναζήτησης, οφείλουν να αποστέλλουν αρνητική απάντηση. Κατόπιν των ανωτέρω, παρακαλούμε για τηνορθή συμπλήρωση των πινάκωναπό τους Υπόχρεους Φορείςκαι την έγκαιρη αποστολή των σχετικών στοιχείων. Προθεσμία αποστολής Με την Καθιέρωση σε ετήσια βάση, της αποστολής στοιχείων σχετικά με την εφαρμογή της Αυτεπάγγελτης Αναζήτησης Δικαιολογητικών (υποχρεωτικής ή κατόπιν συναίνεσης του πολίτη) οι Υπηρεσίες που συγκαταλέγονται στους Αποδέκτες του Πίνακα Διανομής, οφείλουν μέχρι την 31η Μαρτίου 2009, να αποστείλουν στο Υπουργείο Εσωτερικών τα στοιχεία που αφορούν στην εφαρμογή του μέτρου από την 1η Ιανουαρίου 2008 έως την 31η Δεκεμβρίου 2008. Πειθαρχικό παράπτωμα Υπενθυμίζεται ότι, σύμφωνα με τις διατάξεις της παρ. 1 του άρθρου 86 του Ν. 1892/1990, η παράλειψη ή η μη έγκαιρη αποστολή στοιχείων ή η μη έγκαιρη διενέργεια των αναγκαίων προπαρασκευαστικών πράξεων ή ενεργειώναποτελεί σοβαρό πειθαρχικό παράπτωμα για τα αρμόδια υπηρεσιακά όργανα του Δημοσίου, των Ν.Π.Δ.Δ. και των λοιπών φορέων του δημόσιου τομέα και διώκεται κατά τις διατάξεις του Κώδικα Κατάστασης Δημοσίων Πολιτικών Διοικητικών Υπαλλήλων και Υπαλλήλων Ν.Π.Δ.Δ.Ειδικά, όσον αφορά τους Ο.Τ.Α. α’ βαθμού, επειδή αυτοί δεν υπάγονται στις πιο πάνω διατάξεις, θεωρούμε ότι οι υπάλληλοι έχουν πειθαρχική ευθύνη για τη μη αποστολή των σχετικών στοιχείων, βάσει των διατάξεων του Κώδικα Κατάστασης Δημοτικών και Κοινοτικών Υπαλλήλων. Άρτια ενημέρωση Οι Υπηρεσίες, παρακαλούνται να κοινοποιήσουν την εγκύκλιο αυτή στα Ν.Π.Δ.Δ. που εποπτεύουν, και η Γενική Διεύθυνση Τοπικής Αυτοδιοίκησης του Υπουργείου Εσωτερικών, να την κοινοποιήσει στους Ο.Τ.Α. α’ βαθμού. Σχετικές πληροφορίες καθώς και τους προς συμπλήρωση πίνακες μπορεί να αναζητηθούν στην ιστοσελίδα της Γ.Γ.Δ.Δ. & Η.Δ. www.gspa.gr και συγκεκριμένα στη διαδρομή: «Δημόσια Διοίκηση – Εκσυγχρονισμός – Απλούστευση διαδικασιών – Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση δικαιολογητικών – Στατιστικά στοιχεία για Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση Πιστοποιητικών».